La Chaîne de l’Espoir
Localisation : Dakar, Sénégal
Type de contrat : CDD d’un an (droit sénégalais), renouvelable
Date de début souhaitée : 1er juin 2025
Date limite de candidature : 30 avril 2025
À propos de La Chaîne de l’Espoir
Fondée en 1994, La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale qui œuvre pour le renforcement des systèmes de santé afin de garantir à tous, en particulier aux enfants, un égal accès aux soins et aux chances de développement. Active dans 26 pays, son intervention repose sur une approche globale centrée sur l’enfant, les mères et les communautés vulnérables :
- Prévention et dépistage précoce, notamment à travers des programmes de santé scolaire
- Soins et chirurgie pour répondre aux besoins urgents
- Formation et transfert de compétences aux équipes locales
- Construction et équipement d’infrastructures hospitalières adaptées
Description du poste
Sous la supervision du Chef de mission, le/la Responsable Logistique et Voyages est chargé(e) du bon fonctionnement des activités logistiques et de voyage de la mission, dans le respect des procédures internes et des exigences des bailleurs. Il/elle travaille en lien avec la Coordinatrice Programmes, la Logistique du siège, le Service Billetterie, le Contrôle de Gestion, la Comptabilité et les Ressources Humaines.
Missions principales
Gestion des voyages
- Organisation des déplacements internationaux du personnel salarié et bénévole, ainsi que des enfants et accompagnants pris en charge par La Chaîne de l’Espoir
- Réservation des billets, hébergements, gestion des assurances, attestations et perdiems
- Appui aux formalités administratives : passeports, visas, etc.
- Coordination avec les partenaires, prestataires, consulats, ambassades et équipes du siège
- Veille réglementaire sur les formalités de voyage
- Suivi des dossiers, élaboration de rapports et propositions d’optimisation
- Appui au Responsable de la Maison des Enfants (MDE) pour le transport des enfants et accompagnants
Achats et approvisionnement
- Élaboration et mise à jour du Tableau de Passation de Marchés en lien avec les équipes projets et finance
- Réalisation des achats conformément aux procédures de l’organisation
- Archivage des dossiers d’achat au format papier et numérique
- Suivi des importations, dédouanement et livraison des équipements achetés à l’international
- Développement et suivi des partenariats avec les prestataires de voyage
- Traitement des éventuels litiges
Gestion des stocks et équipements
- Organisation du stockage, tenue des fiches, inventaires, mise à jour informatique
- Gestion des équipements dans le respect des procédures internes
- Suivi des véhicules (assurance, maintenance, carburant)
- Approvisionnement et gestion de la Maison des Enfants (assurance, eau, kits d’hygiène)
Gestion de la sécurité
- Élaboration et diffusion des guides de sécurité
- Suivi des contrats liés aux bureaux et logements de la mission
- Recherche de logements pour les expatriés
- Mise en place des mesures de sécurité préventives : extincteurs, antivirus, liste d’urgence, malle d’urgence
- Mise à jour du plan de sécurité et gestion des urgences liées aux voyages
Reporting et archivage
- Rédaction des rapports logistiques mensuels
- Mise à jour trimestrielle de l’inventaire des équipements
- Archivage numérique (SharePoint) et papier
- Appui à la rédaction des documents de projet et des rapports bailleurs
- Préparation des audits et formation des équipes sur les procédures si nécessaire
Appui aux situations d’urgence
- En cas de crise humanitaire ou sanitaire, il/elle assure la coordination logistique de son périmètre d’intervention
Profil recherché
Formation et expérience
- Diplôme universitaire en logistique ou gestion de voyages
- Expérience avérée (minimum 2 ans) sur un poste similaire
- Expérience dans la solidarité internationale et/ou en gestion de projet appréciée
Compétences et qualités
- Connaissance du fonctionnement des ONG internationales et du secteur du voyage
- Patience, flexibilité et sens de l’adaptation
- Excellentes capacités d’organisation et de réactivité
- Bonne communication orale et écrite en français
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office)
- Rigueur, capacité d’analyse, sens du terrain
- Capacité à gérer le stress et à travailler en équipe
Candidature
Les dossiers de candidature (CV détaillé, lettre de motivation et copie des diplômes) sont à envoyer à l’adresse suivante : rh.sn@chainedelespoir.org
Objet du mail : Responsable Logistique et Voyage
NB : Les candidatures seront examinées au fur et à mesure. Des tests techniques et des entretiens pourront être organisés avant la date de clôture. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
Durée du contrat : 1 an, renouvelable
Rémunération : Selon la grille salariale de La Chaîne de l’Espoir et l’expérience du candidat
